موفقیت در جلوگیری از دموراژ، شانس یا اتفاق نیست؛ بلکه نتیجه یک فرآیند دقیق، منظم و وسواسی است. در ادامه، یک چک‌لیست عملیاتی در سه فاز کلیدی ارائه شده است. این چک‌لیست، حاصل تجربه و دانش جمع‌آوری شده در مورد گلوگاه‌های اصلی ایجاد دموراژ است. با دنبال کردن این گام‌ها، کنترل کاملی بر فرآیند خواهید داشت و احتمال پرداخت هزینه‌های ناخواسته را نزدیک به صفر خواهید رساند.
فاز اول: مرحله برنامه‌ریزی و قرارداد (قبل از حرکت کالا)
این مرحله، فونداسیون کار شماست. ۹۰٪ موفقیت یا شکست در همین‌جا رقم می‌خورد.
- گام ۱: انتخاب هوشمندانه اینکوترمز.
- هدف: توافق بر سر اینکوترمز FOB. این کار کنترل حمل اصلی و انتخاب شرکت کشتیرانی را در اختیار شما قرار می‌دهد که برای مذاکره بر سر “فری تایم” حیاتی است. از اینکوترمز CFR/CIF تا حد امکان پرهیز کنید.
- گام ۲: مذاکره و ثبت کتبی “فری تایم”.
- هدف: قبل از نهایی کردن قرارداد حمل، بر سر تعداد روزهای فری تایم در مقصد (هم دموراژ و هم دیتنشن) مذاکره کنید. درخواست حداقل ۱۴ تا ۲۱ روز (بسته به نوع کالا) منطقی است. این توافق باید به وضوح در قرارداد حمل (Rate Confirmation) شما درج شود.
- گام ۳: تعیین تکلیف نحوه آزادسازی بارنامه.
- هدف: با فروشنده توافق کنید که بارنامه به صورت Telex Release یا Surrender صادر شود. این توافق را در پروفرما اینویس (PI) ثبت کنید تا از ریسک گم شدن یا تأخیر در رسیدن اسناد فیزیکی اصلی جلوگیری شود.
- گام ۴: انتخاب شرکت حمل (فورواردر) و ترخیص‌کار معتبر.
- هدف: با شرکت‌ها و افرادی کار کنید که تخصص، سابقه و شبکه ارتباطی قوی در گمرک و بنادر دارند. یک ترخیص‌کار حرفه‌ای، پیش از رسیدن کالا، تمام پیش‌نیازها را فراهم می‌کند.
- گام ۵: بررسی دقیق پیش‌نویس اسناد.
- هدف: از فروشنده بخواهید قبل از ارسال نهایی و حرکت کشتی، پیش‌نویس تمام اسناد (بارنامه، فاکتور، پکینگ لیست) را برای شما ارسال کند. تمام جزئیات (نام شرکت، آدرس، کد HS، توضیحات کالا) را کلمه به کلمه بررسی کنید تا هیچ مغایرتی وجود نداشته باشد.
- گام ۶: پیش‌بینی و تأمین نقدینگی.
- هدف: بر اساس ارزش کالا و کد تعرفه، مبلغ تقریبی حقوق و عوارض گمرکی و سایر هزینه‌ها را محاسبه کرده و وجه نقد آن را آماده نگه دارید. توقف فرآیند به دلیل مشکلات مالی، یک خطای نابخشودنی است.
فاز دوم: مرحله حمل و نظارت (از حرکت تا پیش از رسیدن)
در این مرحله، شما باید یک مدیر پروژه فعال باشید و همه چیز را تحت نظر بگیرید.
- گام ۷: رهگیری مداوم وضعیت کشتی.
- هدف: به صورت منظم (مثلاً هر دو روز یکبار) وضعیت کشتی و زمان تقریبی رسیدن (ETA) را چک کنید. هرگونه تأخیر را به ترخیص‌کار خود اطلاع دهید.
- گام ۸: ارسال پیش‌اعلامیه (Pre-Alert) به ترخیص‌کار.
- هدف: به محض دریافت کپی نهایی اسناد از فروشنده، آن‌ها را برای ترخیص‌کار خود ارسال کنید. این کار به او اجازه می‌دهد فرآیند ثبت سفارش و پیش‌اظهاری را در سامانه‌های گمرکی آغاز کند.
- گام ۹: هماهنگی اولیه با سازمان‌های مجوزدهنده.
- هدف: اگر کالای شما نیاز به مجوز از سازمان‌هایی مانند بهداشت، استاندارد یا دامپزشکی دارد، از ترخیص‌کار بخواهید از پیش، پرونده اولیه را تشکیل داده و برای نوبت‌دهی بازرسی هماهنگی کند.
- گام ۱۰: رزرو اولیه وسیله حمل داخلی.
- هدف: با یک شرکت حمل داخلی معتبر صحبت کرده و یک کامیون را برای تاریخ‌های احتمالی ترخیص کالا، به صورت اولیه رزرو کنید تا در لحظه آخر با کمبود وسیله مواجه نشوید.
فاز سوم: مرحله عملیات در مقصد (از رسیدن کشتی تا خروج از بندر)
این مرحله، مسابقه سرعت و دقت است. هر ساعت اهمیت دارد.
- گام ۱۱: تأیید دریافت اسناد توسط نماینده حمل.
- هدف: بلافاصله پس از رسیدن کشتی، با نماینده خط کشتیرانی در ایران تماس گرفته و اطمینان حاصل کنید که مانیفست ارسال شده و اگر بارنامه تلکس ریلیز است، پیام آزادسازی در سیستم آن‌ها ثبت شده است.
- گام ۱۲: اقدام فوری برای ثبت اظهارنامه.
- هدف: ترخیص‌کار شما باید در اولین ساعت ممکن پس از اعلام ورود کالا توسط کشتیرانی، اظهارنامه را در سامانه گمرک ثبت کند تا کوتاژ در سریع‌ترین زمان ممکن اخذ شود.
- گام ۱۳: پیگیری روزانه و مستمر فرآیند گمرکی.
- هدف: هر روز با ترخیص‌کار خود در تماس باشید و وضعیت پرونده (در کدام مرحله است، آیا نیاز به مدرک جدیدی است) را جویا شوید.
- گام ۱۴: پرداخت فوری هزینه‌ها پس از تأیید.
- هدف: به محض اینکه گمرک مبلغ نهایی حقوق و عوارض را تعیین کرد، آن را بدون فوت وقت پرداخت کنید.
- گام ۱۵: دریافت فوری ترخیصیه (Delivery Order).
- هدف: پس از پرداخت هزینه‌های محلی به شرکت کشتیرانی، بلافاصله برای دریافت برگه ترخیصیه اقدام کنید. معطل کردن این مرحله حتی برای چند ساعت، اشتباه است.
- گام ۱۶: هماهنگی نهایی با شرکت حمل داخلی.
- هدف: به محض مشخص شدن زمان تقریبی صدور پروانه گمرکی، با شرکت حمل داخلی برای اعزام کامیون به بندر هماهنگی نهایی را انجام دهید.
- گام ۱۷: خروج فوری کانتینر پس از صدور پروانه.
- هدف: به محض صدور پروانه سبز، کانتینر باید در همان روز یا حداکثر صبح روز بعد از بندر خارج شود.
- گام ۱۸: تخلیه سریع و عودت کانتینر خالی.
- هدف: برای جلوگیری از هزینه دیتنشن، کانتینر را در سریع‌ترین زمان ممکن در انبار خود تخلیه کرده و به دپوی اعلام شده توسط شرکت کشتیرانی بازگردانید و حتماً رسید آن را دریافت کنید.
از مدیریت بحران به مدیریت فرآیند
این چک‌لیست، دموراژ را از یک ریسک غیرقابل کنترل و ترسناک، به یک “فرآیند قابل مدیریت” تبدیل می‌کند. با اجرای دقیق این گام‌ها، شما به جای واکنش نشان دادن به بحران، آن را از ریشه کنترل می‌کنید. این سطح از دقت و سازماندهی، تفاوت بین یک واردکننده آماتور و یک تاجر حرفه‌ای و موفق را مشخص می‌کند.
دیدگاهتان را بنویسید