دریافت یک ایمیل یا تماس مبنی بر اینکه محموله شما مشمول هزینه دموراژ شده، یکی از پرتنش‌ترین لحظات برای هر بازرگانی است. اما این لحظه، زمان دستپاچگی نیست؛ بلکه زمان اقدام هوشمندانه، دقیق و مبتنی بر اسناد است. بسیاری از هزینه‌های دموراژ، قابل مذاکره و کاهش هستند، به شرطی که شما فرآیند را به درستی مدیریت کنید.
شرکت‌های کشتیرانی، ماشین‌های پول‌سازی بی‌احساس نیستند؛ آن‌ها کسب‌وکارهایی هستند که بر اساس اسناد و مدارک عمل می‌کنند. اگر بتوانید با ارائه شواهد متقن نشان دهید که تأخیر خارج از کنترل شما بوده یا در محاسبه هزینه خطایی رخ داده است، شانس موفقیت بالایی خواهید داشت.
این دستورالعمل، نقشه راه شما برای مدیریت این بحران کوچک و تبدیل آن به یک فرصت برای نمایش حرفه‌ای‌گری شماست.
گام اول: حفظ آرامش و بررسی موشکافانه فاکتور
قبل از هرگونه تماس یا اعتراض، فاکتور (صورتحساب) دموراژ را مانند یک کارآگاه بررسی کنید. جزئیات، بهترین دوست شما در این مرحله هستند.
- تطبیق اطلاعات پایه: آیا شماره کانتینر، نام کشتی و شماره بارنامه (B/L) درج شده در فاکتور صحیح و متعلق به شماست؟ (باور کنید اشتباهات این‌چنینی رخ می‌دهد).
- بررسی دقیق تاریخ‌ها:
- تاریخ شروع فری تایم (Free Time Start Date): آیا تاریخ شروع دوره مجاز رایگان، با تاریخ واقعی تخلیه کانتینر از کشتی (Discharge Date) مطابقت دارد؟ این تاریخ را با اطلاعات دریافتی از سایت کشتیرانی یا نماینده آن‌ها چک کنید.
- تاریخ پایان فری تایم (Free Time End Date): تعداد روزهای فری تایم شما طبق قرارداد یا توافق با شرکت حمل (Rate Confirmation) چند روز بوده است؟ آیا تاریخ پایان به درستی محاسبه شده است؟
- تاریخ خروج کانتینر (Gate Out Date): تاریخی که به عنوان روز خروج کانتینر از بندر ثبت شده را با اسناد خود (مانند رسید باسکول یا قبض درب خروج) مقایسه کنید.
- کنترل نرخ محاسبه: آیا نرخ روزانه دموراژ که در فاکتور اعمال شده، همان نرخی است که در قرارداد اولیه شما ذکر شده بود؟ به یاد داشته باشید که نرخ دموراژ معمولاً پلکانی است (مثلاً ۵ روز اول یک نرخ و ۵ روز بعدی نرخ بالاتر). محاسبات را مجدداً انجام دهید.
هرگونه مغایرت در این موارد، قوی‌ترین و ساده‌ترین اهرم شما برای اصلاح فوری فاکتور است.
گام دوم: ساختن پرونده و جمع‌آوری اسناد (مهمات شما)
برای ورود به هر مذاکره یا اعتراضی، باید مسلح به شواهد باشید. تمام مدارک زیر را که یک خط زمانی کامل از لحظه ورود کالا تا خروج آن را نشان می‌دهند، جمع‌آوری و مرتب کنید:
- تمام مکاتبات ایمیلی: تمام ایمیل‌های رد و بدل شده با شرکت کشتیرانی، فورواردر، ترخیص‌کار و فروشنده.
- اسناد حمل: کپی بارنامه (B/L) و توافق‌نامه نرخ حمل (Rate Confirmation).
- اسناد گمرکی: کپی پروانه سبز گمرکی که تاریخ دقیق ترخیص کالا را نشان می‌دهد.
- اسناد خروج از بندر: رسید تحویل کانتینر، قبض درب خروج یا رسید باسکول که ساعت و تاریخ دقیق خروج کامیون از گیت بندر را ثبت کرده است.
- اسناد مربوط به سازمان‌های همجوار: اگر تأخیر به دلیل طولانی شدن فرآیند اخذ مجوز از سازمانی مانند استاندارد یا بهداشت بوده، مدارک مربوط به تاریخ ثبت درخواست و تاریخ صدور مجوز را آماده کنید.
این پرونده، داستان شما را به زبان اسناد و مدارک روایت می‌کند که برای طرف مقابل قابل استناد است.
گام سوم: تحلیل ریشه اصلی تأخیر (چرا این اتفاق افتاد؟)
حالا با دیدن خط زمانی که از مدارک به دست آورده‌اید، علت اصلی تأخیر را پیدا کنید.
- آیا تقصیر از طرف فرستنده بود؟ (مثلاً تأخیر در ارسال اسناد)
- آیا شرکت کشتیرانی مقصر بود؟ (مثلاً تأخیر در صدور ترخیصیه پس از ارائه اسناد توسط شما، یا ارائه اطلاعات نادرست)
- آیا گمرک یا سازمان‌های دیگر باعث تأخیر شدند؟ (مثلاً تغییر ناگهانی قوانین یا طولانی شدن غیرعادی بازرسی)
- آیا شرکت حمل داخلی یا ترخیص‌کار کوتاهی کرده است؟
- آیا یک رویداد غیرمترقبه (Force Majeure) مانند اعتصاب در بندر یا شرایط جوی نامساعد رخ داده است؟
شناسایی دقیق علت، به شما کمک می‌کند تا بدانید باید با چه کسی و با چه لحنی مذاکره کنید.
گام چهارم: هنر مذاکره و ارائه درخواست
حالا زمان تماس با نماینده شرکت کشتیرانی است. تماس تلفنی اولیه خوب است، اما حتماً درخواست خود را به صورت یک ایمیل رسمی، محترمانه و مستند ارسال کنید.
- لحن حرفه‌ای داشته باشید: از سرزنش کردن یا لحن تهاجمی بپرهیزید. شما به دنبال حل مسئله هستید، نه ایجاد درگیری.
- داستان را به صورت خلاصه و واضح بیان کنید: یک خط زمانی ساده از وقایع ارائه دهید. “کانتینر در تاریخ X تخلیه شد. اسناد در تاریخ Y توسط ما ارائه شد. ترخیصیه در تاریخ Z توسط شما صادر شد که دو روز تاخیر داشت. پروانه گمرکی در تاریخ A صادر شد و نهایتاً به دلیل تأخیر اولیه، ما مشمول دموراژ شدیم.”
- مدارک را ضمیمه کنید: تمام اسناد مربوطه را به ایمیل پیوست کنید.
- درخواست مشخصی داشته باشید: به وضوح بیان کنید که چه می‌خواهید.
- درخواست اصلاح (Correction): اگر خطای محاسباتی پیدا کرده‌اید.
- درخواست چشم‌پوشی یا تخفیف (Waiver/Discount): اگر تأخیر به دلیل شخص ثالث یا یک رویداد خاص بوده، می‌توانید درخواست بخشش کل یا بخشی از هزینه را بدهید. اشاره به سابقه همکاری خوبتان (اگر مشتری دائمی هستید) در این مرحله بسیار مؤثر است.
جمع‌بندی: دموراژ، پایان راه نیست
مواجهه با فاکتور دموراژ، بخشی از واقعیت‌های تجارت بین‌الملل است. اما یک بازرگان حرفه‌ای، این چالش را به فرصتی برای نمایش دقت، سازماندهی و مهارت‌های مذاکره خود تبدیل می‌کند. به یاد داشته باشید، در این فرآیند، اسناد و مدارک، صدای شما هستند. یک رویکرد آرام، مستند و منطقی، اغلب می‌تواند یک هزینه به ظاهر قطعی را به یک هزینه قابل مدیریت تبدیل کند و حتی روابط تجاری شما را با شرکای لجستیکی‌تان تقویت نماید.
دیدگاهتان را بنویسید