انتخاب یک شرکت فورواردر حرفهای، مانند استخدام یک کارمند کلیدی برای کسبوکار شماست. اما آیا شما پس از استخدام یک مدیر، او را به حال خود رها میکنید؟ قطعاً خیر. شما با او در ارتباط مداوم هستید، اهداف را مشخص میکنید، عملکرد را میسنجید و برای بهبود مستمر تلاش میکنید. رابطه شما با فورواردرتان نیز باید دقیقاً به همین شکل باشد.
بسیاری از تجار پس از انتخاب فورواردر، تمام مسئولیتها را به دوش او انداخته و به یک “مشتری منفعل” تبدیل میشوند. این یک اشتباه بزرگ است. یک شراکت لجستیکی موفق، یک خیابان دوطرفه است. هرچقدر شما اطلاعات بهتر، بازخورد دقیقتر و همکاری نزدیکتری با فورواردر خود داشته باشید، او نیز بهتر میتواند از منافع شما دفاع کرده و راهحلهای خلاقانهتری برای کاهش هزینهها و ریسکها (از جمله دموراژ) پیدا کند.
این راهنما به شما نشان میدهد که چگونه رابطه خود را با فورواردرتان از یک معامله ساده، به یک اتحاد استراتژیک قدرتمند تبدیل کنید.
بخش اول: فاز آمادهسازی و همسوسازی (Onboarding)
درست مانند روزهای اول یک کارمند جدید، هفتههای ابتدایی همکاری با یک فورواردر جدید، حیاتیترین زمان برای ایجاد یک درک مشترک و تعریف انتظارات است.
- ۱. جلسه استراتژیک اولیه (Kick-off Meeting):
- قبل از اولین حمل، یک جلسه (حضوری یا آنلاین) با نماینده فروش و مهمتر از آن، با مدیر عملیاتی که قرار است مسئول پروندههای شما باشد، برگزار کنید.
- در این جلسه، فقط در مورد قیمت صحبت نکنید. در مورد کسبوکار خودتان صحبت کنید: چه کالاهایی وارد میکنید؟ حساسیتهای آنها چیست؟ مشتریان نهایی شما چه کسانی هستند؟ بزرگترین دغدغههای لجستیکی شما در گذشته چه بوده است؟
- هرچقدر فورواردر شما درک عمیقتری از کسبوکار شما داشته باشد، بهتر میتواند راهحلهای سفارشی ارائه دهد.
- ۲. تعریف پروتکل ارتباطی (Communication Protocol):
- از همان ابتدا، کانالهای ارتباطی را شفاف کنید. چه کسی نقطه تماس اصلی شما در شرکت فورواردر است؟ آیا برای موارد اضطراری، شماره تماس مستقیم وجود دارد؟
- یک “برنامه گزارشدهی” (Reporting Schedule) تعریف کنید. مثلاً توافق کنید که برای هر محموله، یک گزارش وضعیت هفتگی از طریق ایمیل برای شما ارسال شود. این کار شما را از پیگیریهای مداوم بینیاز میکند.
- ۳. ایجاد یک “راهنمای عملیاتی مشتری” (Customer SOP):
- تمام نیازها و الزامات خاص خود را به صورت یک سند مکتوب در اختیار فورواردر قرار دهید. این سند میتواند شامل موارد زیر باشد:
- لیست تمام اسنادی که همیشه نیاز دارید.
- الزامات خاص بستهبندی یا برچسبگذاری.
- شرکتهای بیمهای که ترجیح میدهید با آنها کار کنید.
- لیست ترخیصکاران مورد تأیید شما (اگر خودتان ترخیصکار دارید). این سند، به تیم عملیاتی فورواردر کمک میکند تا همیشه مطابق با استانداردهای شما عمل کنند.
- تمام نیازها و الزامات خاص خود را به صورت یک سند مکتوب در اختیار فورواردر قرار دهید. این سند میتواند شامل موارد زیر باشد:
بخش دوم: مدیریت مستمر و ارزیابی عملکرد
یک رابطه سالم نیازمند ارزیابی و بازخورد مداوم است.
- ۴. بررسی عملکرد پس از هر حمل (Post-Shipment Review):
- پس از اتمام موفقیتآمیز هر حمل، یک ایمیل تشکر برای تیم عملیاتی بفرستید. این کار ساده، انگیزه آنها را برای سرویسدهی بهتر در آینده افزایش میدهد.
- در صورت بروز هرگونه مشکل (حتی اگر کوچک باشد)، یک تحلیل کوتاه از ریشه مشکل (Root Cause Analysis) انجام دهید. هدف سرزنش کردن نیست، بلکه یادگیری و جلوگیری از تکرار آن است.
- ۵. جلسات فصلی بررسی عملکرد (Quarterly Business Review – QBR):
- هر سه ماه یکبار، یک جلسه با مدیران ارشد فورواردر خود داشته باشید. در این جلسات، به جای صحبت در مورد یک حمل خاص، به روندهای کلی نگاه کنید.
- از دادهها استفاده کنید: از فورواردر خود بخواهید گزارشهایی در مورد موارد زیر ارائه دهد:
- میانگین زمان حمل (Average Transit Time): آیا محمولههای شما به موقع میرسند؟
- هزینهها در مقابل بودجه: آیا هزینههای نهایی با پیشفاکتورهای اولیه مطابقت دارند؟
- موارد بروز مشکل: در این فصل، چند بار با تأخیر، مغایرت اسنادی یا سایر مشکلات مواجه شدیم؟
- این جلسات به شما کمک میکند تا عملکرد فورواردر را به صورت عینی بسنجید و فرصتهای بهبود را با هم شناسایی کنید.
بخش سوم: تبدیل رابطه به یک شراکت استراتژیک
این بالاترین سطح از همکاری است که در آن، فورواردر به بخشی از تیم شما تبدیل میشود.
- ۶. به اشتراکگذاری پیشبینیهای تجاری (Share Your Forecast):
- اگر میدانید که در سه ماه آینده قصد دارید حجم واردات خود را افزایش دهید، این اطلاعات را با فورواردر خود در میان بگذارید. این کار به او اجازه میدهد تا از پیش با خطوط کشتیرانی برای نرخهای بهتر و فضای تضمینشده مذاکره کند. این یک معامله برنده-برنده است.
- ۷. از آنها مشاوره استراتژیک بخواهید:
- از تخصص آنها فراتر از حمل یک کانتینر استفاده کنید. از آنها سوالاتی مانند این بپرسید:
- “ما در حال بررسی خرید از یک تأمینکننده در ویتنام هستیم. آیا از نظر لجستیکی، چالش خاصی در این مسیر وجود دارد؟”
- “با توجه به افزایش نرخها، آیا مسیرهای جایگزین یا روشهای حمل دیگری (مثلاً حمل ترکیبی) وجود دارد که بتوانیم هزینهها را بهینه کنیم؟”
- “آیا اینکوترمز جدیدی وجود دارد که برای نوع تجارت ما مناسبتر باشد؟”
- از تخصص آنها فراتر از حمل یک کانتینر استفاده کنید. از آنها سوالاتی مانند این بپرسید:
- ۸. آنها را به بخشی از موفقیت خود تبدیل کنید:
- اگر فورواردر شما با ارائه یک راهحل خلاقانه، توانست هزینه قابل توجهی را برای شما صرفهجویی کند یا شما را از یک مشکل بزرگ نجات دهد، این موفقیت را به رسمیت بشناسید. یک پاداش کوچک یا یک تقدیرنامه رسمی، میتواند وفاداری آنها را برای سالها تضمین کند.
شما به همان اندازه که میدهید، دریافت میکنید
رابطه با یک شرکت فورواردر، یک دارایی استراتژیک است. هرچقدر شما روی این رابطه سرمایهگذاری کنید—با ارائه اطلاعات شفاف، بازخورد سازنده و اعتماد متقابل—به همان اندازه نیز از آن ارزش دریافت خواهید کرد. یک فورواردر که احساس کند یک “شریک” است تا یک “سرویسدهنده”، با تمام توان برای محافظت از منافع شما تلاش خواهد کرد و به اولین و بهترین خط دفاعی شما در برابر تمام چالشهای لجستیکی، از جمله دموراژ، تبدیل خواهد شد.
دیدگاهتان را بنویسید